Shuttle Interface
Einrichtungsanleitung
Was ist das Shuttle Interface? Das Shuttle Interface ermöglicht es Hotelangestellten oder Venue-Managern, DRT-Fahrten im Namen ihrer Gäste zu buchen – ohne dass der Gast eine App oder ein eigenes Konto benötigt. Jeder Concierge-Operator arbeitet in einem dedizierten User Segment und sieht ausschließlich seine eigenen Gäste. Neu angelegte Gastprofile werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht. |
Voraussetzungen
- Admin-Zugang zum ioki Control Center
- Ein vorhandener Provider im System
- Mindestens ein Produkt unter dem Provider
- Das Benutzerkonto des Concierge-Admins ist vorhanden oder wird in Schritt 4 erstellt
Schritt 1 Zum Provider navigieren und Nutzersergmente verwalten öffnen Schaltzentralle → Anbieter→ Einstellungs-Menü (⚙) → Nutzersegment verwalten |
Öffnen Sie den gewünschten Anbieter im ioki Schaltzentralle. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (⚙) und wählen Sie
Manage Nutzersegmente verwalten aus dem Dropdown-Menü.
■ Hinweis Nutzersegmente sind einem Anbieter zugeordnet. Alle Produkte und Betreiber dieses Anbieter können später mit dem Segment verknüpft werden. |
Schritt 2 Neues Nutzersegment anlegen Klicken Sie auf 'neu anlegen' und füllen Sie die Felder aus |
Klicken Sie auf der Nutzersegmente-Listenseite oben rechts auf neu anlegen. Füllen Sie anschließend alle relevanten Felder aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Anzeigename, z. B. Hotel Muster |
| Slug | |
| Description | Beschreibung, z. B. 'Shuttle Interface – Hotel Muster' |
| Notification Settings | E-Mail/SMS-Benachrichtigungen für Buchungsbestätigungen konfigurieren |
| Default | Nicht aktivieren – dieses Segment nicht als Provider-Standard setzen |
| Externally managed | Deaktiviert lassen, außer das Segment wird per externer API synchronisiert |
Schritt 3 Erstellung des Segments bestätigen Grünen Bestätigungsbanner und neuen Listeneintrag prüfen |
Nach dem Speichern erscheint ein grüner Bestätigungsbanner und das neue Segment wird in der Liste angezeigt. Prüfen Sie Name, Slug und Beschreibung auf Korrektheit.
■ Hinweis Notieren Sie den Slug-Wert – Sie benötigen ihn in Schritt 4 beim Vergeben des Segment-Zugriffs für den Concierge-Admin. |
Schritt 4 Concierge-Admin konfigurieren Produkte, Betreiber, Rollen und Segment-Zugriff vergeben |
Öffnen Sie den Benutzer-Account des Concierge-Operators und gehen Sie zu Zugriff verwalten für den entsprechenden Provider. Weisen Sie folgende Berechtigungen zu:
| Bereich | Aktion |
|---|---|
| Produkte | Weisen Sie das Produkt (oder die Produkte) zu, für das Shuttle-Interface-Buchungen möglich sein sollen. |
| Betreiber | Weisen Sie den oder die Operatoren zu, die das jeweilige Produkt betreiben. |
| Anbieter-Rolle: Benutzerverwaltung | Diese Rolle erlaubt dem Concierge-Admin, Fahrgäste im eigenen Segment anzulegen und zu verwalten. |
| Produkt-Rolle: Buchungsbearbeiter | Vordefinierte Rolle – ermöglicht dem Admin, Fahrten im Namen von Fahrgästen zu buchen. |
Segment-Zugriff vergeben (kritischer Schritt):
Scrollen Sie auf der Manage-Access-Seite ganz nach unten zum Abschnitt Segment Access. Setzen Sie den Haken nur bei dem Segment, auf das dieser Concierge-Admin Zugriff haben darf. Klicken Sie anschließend auf Save segment access.
- Der Admin sieht dann nur Fahrgäste seines eigenen Segments.
- Klicken Sie niemals auf 'Remove restriction' – dies würde Zugriff auf alle Segmente gewähren.
Schritt 5 Optional: 2FA für den Concierge-User deaktivieren Nur wenn die Einsatzumgebung dies erfordert |
Falls der Concierge-Operator keine Zwei-Faktor-Authentifizierung unterstützt (z. B. ein gemeinsam genutzter Empfangsterminal), kann 2FA für diesen Benutzer deaktiviert werden.
Voraussetzungen vor der Deaktivierung von 2FA:
- Zugriff auf das korrekte Produkt
- Zugriff auf den/die korrekten Operator(en) des Produkts
- User Manager Rolle auf Provider-Ebene
- Phone Booking Berechtigung (Produkt-Rolle)
■ Hinweis Die Deaktivierung von 2FA ist optional und sollte nur in physisch gesicherter Umgebung erfolgen, z. B. an einem gesperrten Empfangsterminal. |
Schritt 6 Buchungen im Shuttle Interface durchführen Fahrgäste suchen und Fahrten im eigenen Segment buchen |
Nach der Konfiguration meldet sich der Concierge-Admin im ioki Booking an. Der Admin sieht ausschließlich Fahrgäste, die er selbst in seinem Segment angelegt hat.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Segmentbeschränkte Fahrgastliste | Nur Fahrgäste des eigenen Segments sind sichtbar – keine segmentübergreifenden Daten. |
| Fahrgastsuche | Tippen im Feld 'Buchender Fahrgast' aktiviert eine Autocomplete-Suche innerhalb des Segments. |
| Neuen Fahrgast erstellen | Klicken Sie auf 'Benutzer erstellen' für einen neuen Gasteintrag (Details in Schritt 7). |
| Mehrteilige Buchungen | Mit 'Zusätzlichen Passagier hinzufügen' können mehrere Fahrgäste zu einer Fahrt hinzugefügt werden. |
| Buchungsoptionen | Fahrgasttyp, Tickets (KlimaTicket, Verbundkarte), Zugangsbedarf (Rollstuhl) und Abfahrtszeit (Ad hoc oder Vorbuchen) wählen. |
Schritt 7 Anonyme Fahrgastprofile anlegen Minimale Daten erforderlich – automatische Löschung nach Aufbewahrungsfrist |
Neu angelegte Fahrgäste benötigen keine Telefonnummer und keine E-Mail-Adresse. Das ermöglicht eine schnelle und datenschutzfreundliche Registrierung am Empfang.
| Feld | Pflichtfeld? | Hinweis |
|---|---|---|
| Vorname | Ja | Kann auch eine Zimmernummer sein, z. B. 'Zimmer 214' |
| Nachname | Optional | Leer lassen ist möglich |
| Telefonnummer | Nein | Nicht erforderlich für Shuttle-Interface-Buchungen |
| E-Mail-Adresse | Nein | Nicht erforderlich für Shuttle-Interface-Buchungen |
| Sprache | Empfohlen | Bevorzugte Sprache des Gastes für Benachrichtigungen |
| AGB / Datenschutz | Automatisch | Der Agent bestätigt im Namen des Gastes |
■ Hinweis Fahrgastprofile ohne Kontaktdaten werden nach Ablauf der konfigurierten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht. Es ist keine manuelle Bereinigung notwendig. |
Checkliste
| 1 | User Segments über das Zahnrad-Menü des Providers geöffnet |
| 2 | Neues User Segment mit Name, Slug und Beschreibung angelegt |
| 3 | Grüner Bestätigungsbanner erschienen – Eintrag in der Liste verifiziert |
| 4 | Produkt, Operator(en), User Manager Rolle, Product Booking Agent Rolle und Segment Access korrekt zugewiesen |
| 5 | 2FA optional deaktiviert (nur wenn Umgebung dies erfordert) |
| 6 | Concierge-Admin sieht nur Fahrgäste des eigenen Segments im ioki Booking |
| 7 | Neue Fahrgäste können ohne Telefon/E-Mail angelegt werden |
ioki GmbH · Digital Public Transport
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