Wie arbeiten Subunternehmer in der ioki Platform? – Wissensdatenbank

Subunternehmer werden als Betreiber unter einem Anbieter verwaltet. Fahrzeuge, Fahrer und Planungen werden zugeordnet, wodurch Sichtbarkeiten, Berechtigungen, Vermittlungsrang und Abrechnung gesteuert werden. Administratoren des Subunternehmers erhalten die Rolle Product Operator (Subunternehmer) mit eingeschränkten Berechtigungen; ihr Zugriff wird zusätzlich auf den eigenen Betreiber eingegrenzt. Betreiber werden bei Bedarf archiviert.

Voraussetzungen

Ein Anbieter (Provider), unter dem die Betreiber angelegt werden.
Zum Ansehen der Ihnen zugewiesenen Betreiber ist keine zusätzliche Berechtigung erforderlich.
Zum Anlegen, Bearbeiten, Archivieren eines Betreibers sowie zum Festlegen des Standard-Betreibers ist die Berechtigung manage_operators (Betreiber verwalten) auf Anbieterebene nötig. Diese Berechtigung ist in den Rollen Provider Admin und Provider KAM enthalten.
Die Zuweisung einer Rolle an einen Administrator erfolgt durch einen Provider Admin.

Wozu dient die Abbildung von Subunternehmern über Betreiber?

Viele Verkehre werden nicht vollständig mit eigenen Fahrzeugen betrieben, sondern ganz oder teilweise an externe Betreiber vergeben – zum Beispiel an ein lokales Taxiunternehmen. Über Betreiber bildet die ioki Platform diese Struktur ab, ohne dass für jeden Subunternehmer ein eigener Anbieter oder ein eigenes Produkt nötig wäre.

Die Zuordnung zu einem Betreiber erfüllt drei Zwecke:

Trennung der Sichtbarkeiten: Der Zugriff von Administratoren eines Subunternehmers kann auf ihren Betreiber eingegrenzt werden. In ioki Reporting kann ein Report Zeilen zusätzlich nach Betreiber einschränken.
Steuerung der Vermittlung: Über den Vermittlungsrang lässt sich festlegen, dass externe – und damit meist teurere – Kapazitäten erst genutzt werden, wenn die eigenen Fahrzeuge ausgelastet sind.
Abrechnung: Die Zuordnung von Fahrzeugen, Fahrern und Fahrzeugplanungen zu einem Betreiber kann im Nachgang für die Abrechnung über das Reporting genutzt werden.

Wenn Sie Subunternehmer-Strukturen nutzen möchten und die Betreiber-Verwaltung für Ihren Anbieter noch nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich an Ihren Account Manager.

Wie funktioniert die Zuordnung?

Ein Betreiber gehört immer genau einem Anbieter. Unterhalb dieses Anbieters werden Fahrzeuge, Fahrer und Fahrzeugplanungen jeweils einem Betreiber zugewiesen.

Begriff	Bedeutung
Anbieter (Provider)	Oberste Mandantenebene. Ein Anbieter bietet einen oder mehrere Services an; jeder Service ist ein Produkt.
Betreiber	Organisation, die eine Fahrzeugflotte für einen Service besitzt und betreibt. Gehört zu genau einem Anbieter.
Standard-Betreiber	Der als Standard markierte Betreiber eines Anbieters. Der erste angelegte Betreiber wird automatisch zum Standard-Betreiber.
Vermittlungsrang	Wert, der die Reihenfolge bei der Vermittlung von Fahrten beeinflusst; niedrigere Werte werden bevorzugt. Auf Betreiberebene ist es ein ganzzahliger Wert von 1 bis 99; neue Betreiber starten mit dem Wert 1.
Product Operator (Subunternehmer)	Vordefinierte produktbezogene Rolle für Administratoren angeschlossener Betreiberunternehmen. Variante der Rolle Product Operator mit weniger Berechtigungen.

Anbieter und Betreiber können dieselbe Organisation sein – nämlich dann, wenn der Anbieter den gesamten Umfang von Servicemanagement und Betrieb selbst verantwortet. Vergibt der Anbieter den Fahrbetrieb an einen Subunternehmer, sind Anbieter und Betreiber zwei getrennte Einheiten.

Beim Anlegen eines Betreibers werden Anbieter, Name und Kürzel erfasst; anschließend lassen sich Name, Slug, Sprache (Locale), Adresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Externe ID und Vermittlungsrang bearbeiten.

Tragen Sie die Externe ID nach dem Anlegen über Bearbeiten ein, wenn Sie den ~~Operator~~ BetreiberÄ2 später einem Datensatz aus Ihrem eigenen Abrechnungs- oder Dispositionssystem zuordnen möchten. So bleibt die Zuordnung auch im Reporting eindeutig.

Was sehen Subunternehmer in der ioki Platform?

Zugriff wird Administratoren nie direkt erteilt, sondern immer über Rollen. Die Berechtigungen einer Rolle gelten immer für ein bestimmtes Produkt oder einen bestimmten Anbieter. Zusätzlich kann der Zugriff eines Administrators auf einen bestimmten Betreiber eingegrenzt werden. Genau diese Eingrenzung auf einen Betreiber sorgt dafür, dass ein Subunternehmer im Tagesgeschäft nur seine eigenen Fahrzeuge, Fahrer und Fahrzeugplanungen bearbeitet.

Für diesen Fall stellt die ioki Platform die vordefinierte Rolle Product Operator (Subunternehmer) bereit. Die Rolle ist eine Variante der Rolle Product Operator mit weniger Berechtigungen und richtet sich an Administratoren angeschlossener Betreiberunternehmen, die das Tagesgeschäft innerhalb eines Produkts steuern. Enthalten sind unter anderem Berechtigungen für Fahrer, Fahrzeuge, Fahrer-Fahrzeug-Verbindungen, Fahrzeugplanungen, Fahrten, Aufgaben sowie Fahrer-Notfälle und Fahrerberichte. Vordefinierte Rollen können nicht bearbeitet oder gelöscht werden; lediglich die Einstellung Erfordert 2-Faktor-Authentifizierung lässt sich ändern.

Welche Seiten ein Administrator in ioki Operator sieht, hängt von seinem Produktzugriff, seinen Berechtigungen und den aktiven Produkt-Features ab. Eine Seite wird ausgeblendet, wenn die nötige Berechtigung fehlt oder das zugehörige Produkt-Feature nicht aktiv ist. Das gilt für alle Administratoren, auch für die eines Subunternehmers.

Wie beeinflusst ein Betreiber die Vermittlung von Fahrten?

Über den Vermittlungsrang steuern Sie, in welcher Reihenfolge Fahrzeuge für Buchungen herangezogen werden. Ein Fahrzeug mit Rang 1 wird vor einem Fahrzeug mit Rang 2 bedient; Rang 2 kommt erst zum Zug, wenn die Fahrzeuge mit Rang 1 nicht verfügbar oder ausgelastet sind.

Der Vermittlungsrang ist auf drei Ebenen hinterlegbar. Ist auf einer Ebene kein Rang gesetzt, greift die nächste Ebene:

Priorität	Ebene
1	Fahrzeugplanung
2	Fahrzeug
3	Betreiber

Damit lässt sich der typische Subunternehmer-Fall direkt abbilden: Der eigene Betreiber erhält den besseren (niedrigeren) Rang, zum Beispiel 1, der externe Betreiber einen schlechteren (höheren), zum Beispiel 2. Da neue Betreiber immer mit Rang 1 starten, müssen Sie den Rang des Subunternehmers aktiv erhöhen – sonst sind beide gleichrangig. Die Kapazitäten des Subunternehmers werden dann erst genutzt, wenn die eigene Flotte ausgelastet ist.

Was bedeutet das für Sie im Alltag?

Beim Einrichten: Legen Sie für jedes beteiligte Betreiberunternehmen einen eigenen Betreiber an – zum Beispiel „Musterverkehr GmbH“ für die eigene Flotte und „Taxi Musterstadt“ für den Subunternehmer.
Beim Anlegen von Fahrzeugen und Fahrern: Wählen Sie den passenden Betreiber aus. Diese Zuordnung ist die Grundlage für Sichtbarkeiten, Vermittlung und Abrechnung.
Beim Einladen von Personen des Subunternehmers: Vergeben Sie die Rolle Product Operator (Subunternehmer) statt Product Admin oder Product Operator, und grenzen Sie de Zugriff auf den Betreiber ein.
Beim Aufräumen: Nicht mehr benötigte Betreiber werden archiviert, nicht gelöscht.

Fahrer und Fahrzeug müssen demselben Produkt und demselben Betreiber zugeordnet sein, , und das Fahrzeug darf nicht archiviert sein. Andernfalls meldet die ioki Vehicle App nach Eingabe des Kennzeichens, dass das Fahrzeug nicht gefunden werden konnte – auch wenn das Kennzeichen korrekt ist.

Häufige Fragen dazu

Kann ein Anbieter mehrere Subunternehmer gleichzeitig einsetzen?

Ja. Ein Anbieter kann mehrere Betreiber anlegen, und jedes Fahrzeug sowie jeder Fahrer wird genau einem dieser Betreiber zugeordnet. Genau ein Betreiber je Anbieter ist zusätzlich als Standard-Betreiber markiert.

Wie entferne ich einen Subunternehmer, der nicht mehr fährt?

Der zugehörige Betreiber wird über das Aktionsmenü archiviert. Das Archivieren ist nicht möglich, solange der Betreiber der aktuelle Standard des Anbieters ist oder ihm noch nicht archivierte Fahrzeuge zugeordnet sind. Legen Sie in diesem Fall zuerst einen anderen Betreiber als Standard fest bzw. archivieren Sie die zugeordneten Fahrzeuge.

Wie rechne ich die Leistungen einzelner Subunternehmer ab?

Grundlage der Abrechnung ist die Zuordnung von Fahrzeugen, Fahrern und Fahrzeugplanungen zu einem Betreiber: Diese Zuordnung kann im Nachgang für die Abrechnung über das Reporting genutzt werden.

Nächste Schritte